L’identificazione del titolare effettivo, nell’ambito delle attività di adeguata verifica della clientela, rappresenta forse una delle fasi più delicate, che non può essere sicuramente sottovalutata.

Si ricorda, a tal proposito, che il titolare effettivo è rappresentato:

• della persona fisica per conto della quale è realizzata un’operazione o un’attività;
• nel caso di entità giuridica, della persona o delle persone fisiche che, in ultima istanza possiedono o controllano tale entità (più del 25% della partecipazione al capitale), oppure ne risultano beneficiari.

Pertanto, qualora il cliente sia una persona fisica che agisca in nome e per proprio conto, non vi sono particolari problemi.
Sarà invece necessario individuare il titolare effettivo qualora la persona fisica agisca per conto di un’altra persona fisica, oppure nel caso in cui il cliente sia una società o un ente.

Così come stabilito dal’art. 21 del D.Lgs. 231/07, è il cliente stesso a dover fornire, per iscritto, sotto la propria responsabilità, tutte le informazioni necessarie e aggiornate delle quali sia a conoscenza per l’identificazione del titolare effettivo.
Tuttavia, qualora, sulla base dell’indice di rischio attribuito al cliente e della sua prudente valutazione, il professionista lo reputi opportuno, potrà promuovere autonome verifiche facendo ricorso a pubblici registri, elenchi, atti o documenti, conoscibili da chiunque.

È invece da escludersi che il professionista possa pretendere, in modo autoritario, la produzione di scritture e documenti o la convocazione di altri soggetti per procedere ad interrogatori formali.
In assenza del regolamento di cui all’art. 38, co. 7, si ricorda che i dati identificativi del titolare effettivo non devono essere registrati, ma solo conservati nel fascicolo del cliente.
Pertanto sarà sufficiente conservare la copia o i riferimenti dei documenti richiesti, per un periodo di dieci anni dalla fine del rapporto continuativo o della prestazione professionale.

Le prospettive future

Le difficoltà che incontrano gli operatori nell’identificazione del titolare effettivo sono state recepite dall’Unione Europea che, con la proposta di IV Direttiva in materia di antiriciclaggio, ha prospettato l’introduzione di nuove misure, volte a favorire una maggiore trasparenza.

Tra le novità che potrebbero essere introdotte vi è un vero e proprio obbligo in capo alle persone giuridiche di acquisire e mantenere aggiornate le informazioni sui propri titolari effettivi, che dovrebbero essere tenute a disposizione non solo delle autorità competenti ma anche dei soggetti obbligati alle disposizioni in tema di antiriciclaggio.
Si costituirebbe, in tal modo, un vero e proprio sistema di informazioni legali sulla proprietà della società.
Ciò apparirebbe ancor più rilevante ove si consideri che un analogo obbligo dovrebbe essere posto anche in capo ai trust espressi che, pertanto, dovranno mantenere informazioni aggiornate sulla titolarità del trust, quindi sull’identità del fondatore, del fiduciario, del guardiano (se pertinente), dei beneficiari e delle altre persone che effettuano il controllo effettivo sul trust.
La riforma mancata
La Circolare n. 35/IR del CNDCEC del 31 ottobre 2013 ha evidenziato come, se è vero che vi potrebbero essere importanti novità in tema di identificazione del titolare effettivo, la proposta di IV direttiva rappresenta anche un’occasione mancata per portare un po’ di luce in una disciplina così complessa.

Non è stato infatti posto rimedio alla differenza tra la nozione di “controllo” ai fini dell’antiriciclaggio e quella propria del diritto societario, il che fa sorgere, molto spesso, difficoltà operative connesse alla corretta identificazione del titolare effettivo.

Allo stesso modo non sono stati variati i criteri per l’individuazione del titolare effettivo nel caso di entità e istituti giuridici come le fondazioni e i trust, che amministrano e distribuiscono fondi.
Si ricorda infatti che, allo stato attuale, se i futuri beneficiari sono stati già individuati, il titolare effettivo coincide con i soggetti che beneficiano del 25% o più del patrimonio.
Se invece i beneficiari non sono stati ancora determinati, il titolare effettivo coincide con le persone nel cui interesse è istituita o agisce la fondazione o il trust.
Infine, il titolare effettivo coincide con la persona fisica che esercita il controllo sul 25% o più del patrimonio dell’entità o dell’istituto giuridico.
È evidente come l’individuazione del titolare effettivo sia decisamente complessa.